Ekip toplantısı planlama ve tutanak tutma
Vardiya brifinginden aylık toplantıya kadar toplantıları planlar, katılımcılara bildirirsin. Toplantıdan sonra katılanları, notları, kararları ve sorumlusu belli aksiyonları tutanağa yazarsın.
Gerekenler: Vardiya ve izin yetkisi (varsayılan: sahip ve yönetici). İşletmede personel modülü açık olmalı.
Toplantıyı planla
Ekip > İstişare'de "Toplantı planla" bölümüne "Başlık", "Tür" (Vardiya brifingi, Haftalık toplantı, Aylık toplantı, İstişare, Diğer), "Zaman", "Süre (dk)", "Şube", "Yer" ve "Gündem" gir. "Katılımcılar" seçmezsen şubedeki ya da işletmedeki herkes katılımcı olur. "Planla ve bildir"e bas.
Düzenle ya da iptal et
Toplantıya dokun, "Toplantıyı düzenle ya da iptal et"i aç. Değişiklikten sonra "Kaydet", iptal için "Toplantıyı iptal et"e bas. Saat değişince ve iptalde katılımcılara bildirim gider.
Tutanağı yaz
Toplantıdan sonra "Katılanlar" işaretle, "Notlar" ve "Kararlar" yaz. "Yeni aksiyonlar" satırlarına ne yapılacağını, "Sorumlu"yu ve son günü gir (boş satırlar atlanır). "Tutanağı kaydet"e bas.
Aksiyonları kapat
"Aksiyonlar" listesinde yapılan iş için not yazıp "Yapıldı", vazgeçilen için "İptal" bas. İstişare ekranındaki "Açık aksiyonlar" bütün toplantıların açık işlerini toplar.
İpuçları
- Toplantıya 2 saat kala katılımcılara hatırlatma gider.
- Aksiyon sorumluya, tutanak katılımcılara bildirilir. Aksiyonun son gününe 1 gün kala sorumluya, gecikince yetkililere bir kez hatırlatma gider.
- İptal edilmiş toplantıya tutanak yazılmaz. Kaydedilmiş tutanağı "Tutanağı güncelle" ile değiştirirsin.